Excel中如何制作出下拉菜单

Excel中如何制作出下拉菜单

有时候，在一些Excel文件中，能够看到，某些单元格后面跟个下拉箭头，点击就会出现一个下拉菜单，在点击菜单中的内容，就会自动添加到单元格中，这样直接选择内容就好了，不用键盘输入，简直太好用了！

这实际上是在Excel中设置了数据有效性。数据有效性，也就是下拉菜单，我认为主要实现2种功能：首先，也是最主要的功能是限制输入，就是必须选择下拉菜单中的内容输入，而不能输入其他内容；其次，才是方便录入（实际上当下拉菜单中的数据量很大时，下拉选择还不如输入方便）。

今天就讲解下，如何在Excel中通过设置数据有效性，实现下拉菜单的制作。

首先，要选择需要设置下拉菜单的区域；

本例中要设置A1：A10区域，故选中A1:A10。

接下来选择"数据"菜单，再选择"数据工具"选项卡中的"数据有效性"按钮。

这时候会弹出一个新的对话框，如下图所示。在对话框中的"设置"选项卡中的"允许"下的下拉菜单中选择"序列"。

在设置序列数据时，有至少三种方法。

本例先以第一种方法直接输入序列为例，讲解完整个步骤，再分别讲解其余两种方法，三种方法知识在来源选择上有所不同，其余步骤均相同。

在来源中，输入需要下拉菜单中出现的序列，并以英文逗号"，"将数据分开，然后点击确定按钮，返回Excel。

这时候，选中A1:A10中的任意一个单元格，就看到下拉菜单了。

序列数据来源的第二种方法：直接选择数据区域。

点击来源后面的图示按钮。

然后选择数据所在区域，选择后，点击右边的按钮，返回数据有效性设置界面。

此时来源中，已经自动填充上了数据区域，如图所示，点击确定返回Excel。

至此第二种方法设置结束。

序列数据来源的第三种方法：使用名称管理器法。

这种方法稍微复杂一些，其中的步骤，实际已经夹带了名称管理器的简单用法讲解。与第二种方法比较，名称法功能更强大，他可以实现跨表的数据已用。

此例中，我们需要下拉菜单引用sheet2工作表中的数据。

先选中数据区域（本例中是sheet2中的A列），然后选择"公式"菜单中的"定义的名称"选项卡，点击"名称管理器"选项。

在新弹框中，选择"新建"。这时候弹出新的对话框，在名称中输入个名字，本例中名为"序列"，引用位置，由于开始就选择了A列，所以默认是A列，如果需要更改，可以点击右边按钮，进行区域更改。

确定，返回，可以看到名称管理器中，多了一个名为"序列"的名称。

继续数据有效性设置，在来源中，输入"=序列"，序列即为上面步骤中，我们定义的名称，然后点击确定，返回Excel，就可以看到A1：A10单元格后面出现下拉菜单，里面的选项是sheet2中A列的数据。

如何取消数据有效性呢？

可以看到虽然删除了单元格内容，但数据有效性一直存在。可以用断子绝孙法——直接将数据有效性列删除；另外，可以取消数据有效性。

同设置数据有效性，只是在允许下的下拉菜单中，选择"任何值"，确定返回Excel，就看到下拉菜单没有了。

如何取消输入限制？

如之前所说，数据有效性，默认只能输入下拉菜单中的数据，输入其他数据，就会出现下图中的警告提示，无法输入。

可以通过设置取消这个限制输入。

在数据有效性设置界面中，选择"出错警告"选项卡，取消勾选"输入无效数据时显示出错警告"，这样再输入其他数据时，就能正常输入了。